Zásady zpracování osobních údajů při náboru zaměstnanců TEKOO spol. s r.o.

1   Obecná ustanovení

Tyto Zásady zpracování údajů při náboru zaměstnanců (dále jen „Zásady zpracování údajů“) vás informují o tom, jak společnost TEKOO spol. s r.o. (dále jen „Správce údajů” nebo též „my“) získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s náborem nových zaměstnanců, a jak dále s vašimi osobními údaji nakládá a chrání je. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, která se uchází o zaměstnání (dále je „vy“ nebo „uchazeč“).

Účelem těchto Zásad zpracování údajů je informovat vás o tom, jak shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje v souvislosti s náborem nových zaměstnanců a o vašich právech, jak je můžete uplatňovat, a co jsme učinili pro to, abychom vám pomohli je uplatňovat.

2   Správce osobních údajů a kontaktní údaje

Správcem vašich osobních údajů je TEKOO spol. s r.o., se sídlem U Korečnice 2340 , 688 01 Uherský Brod, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u  Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 2095, IČ: 41601513.

3   Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce údajů jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace pověřence pro ochranu osobních údajů:

Jméno pověřence: Jana Lišková

telefon: 572 610 214

email: gdpr@bidfood.cz

Vezměte prosím na vědomí, že pověřenec pro ochranu osobních údajů se může v budoucnosti změnit. Aktuálního pověřence pro ochranu osobních údajů můžete vždy nalézt v Zásadách zpracování osobních údajů při náboru zaměstnanců. Aktuální Zásady zpracování osobních údajů při náboru zaměstnanců jsou uvedeny na intranetu společnosti na následujícím odkazu: www.tekoo.cz/gdpr-uchazeci.

4   Účel, rozsah a doba zpracování osobních údajů

4.1   Účely zpracování

4.1.1   Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely realizace výběrového řízení a náboru nových zaměstnanců, případně pro uzavření pracovněprávního vztahu.

4.1.2   V případě udělení souhlasu uchazečem rovněž pro účely realizace případných budoucích náborových řízení, včetně kontaktování ohledně pracovních nabídek na jiné vhodné pozice skupině Bidfood.

4.2   Rozsah zpracování

1. Vaše osobní údaje zpracováváme v následujícím rozsahu:

1. údaje, které nám poskytnete v rámci výběrového řízení a ve svém životopisu, především: jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, získané vzdělání, současný stav na trhu práce, datum možného nástupu, dosavadní pracovní zkušenosti, získané dovednosti a případné další údaje obsažené ve vašem životopise nebo jinak poskytnuté;

1. údaje získané v souvislosti s náborovým procesem v rozsahu, ve kterém byly získány v rámci provádění tzv. background checks (ověřování referencí) samostatně nebo od třetích osob, a to výlučně pro účely výběrového řízení pro konkrétní pozici, nebo se souhlasem uchazeče i pro další potenciální pozice skupině Bidfood. Dále záznam o ověření bezúhonnosti, doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, zápočtový list z předchozích zaměstnání a certifikáty o absolvovaném vzdělání.

1. výsledky psychologických testů, testů inteligence a případně jakýchkoliv jiných obdobných testů prováděných za účelem výběru ideálního uchazeče, a to výlučně pro účely výběrového řízení pro konkrétní pozici, nebo se souhlasem uchazeče i pro další potenciální pozice skupině Bidfood.

4.3   Doba zpracování

1. Vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně dlouhou a přiměřenou příslušným účelům zpracování, a to:

1. Údaje získané v souvislosti s náborovým procesem po dobu maximálně tří měsíců od skončení výběrového řízení na danou pozici.

1. Pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním pro účely případných budoucích výběrových řízení, včetně kontaktování ohledně pracovních nabídek na jiné vhodné pozice jak ve společnosti TEKOO spol. s r.o., tak v jiných společnostech skupiny Bidfood, tak budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat maximálně po dobu tří let od udělení tohoto souhlasu.

5   Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

5.1   Příjemci osobních údajů

1. Některé kategorie osobních údajů, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související s realizací výběrového řízení, a to zejména:

1. s našimi dceřinými či sesterskými společnostmi ze skupiny Bidfood (jejichž seznam naleznete zde www.bidfood.cz/o-nas/spolecnosti), a to zejména za účelem administrativní podpory při realizaci výběrového řízení;

1. se subjekty spravujícími naše IT systémy a poskytujícími IT služby za účelem využívání softwarových prostředků při správě uchazečů o zaměstnání;

1. se subjekty zajišťujícími nábor zaměstnanců a inzerci pracovních pozic;

1. s externími právními zástupci pro ochranu našich oprávněných zájmů;

1. se státními orgány nebo jinými třetími osobami při plnění povinností dle právních předpisů.

5.2   Záruky

5.2.1   Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů (s výjimkou případů, kdy uzavření takové smlouvy není povinné, například při předávání osobních údajů státním orgánům), které zaručují nejméně stejnou úroveň jejich ochrany jako tyto Zásady zpracování údajů.

6   Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti příslušných zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

7   Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud uplatníte jakékoliv vaše právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle článku 5 těchto Zásad zpracování údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat podrobné informace, kontaktujte nás prosím prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v článku 3 výše.

7.1   Co můžete požadovat?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos, právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud jste nám jej poskytl/a.

7.2   Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které zpracováváme, pokud zjistíte, že jsou nepřesné nebo neúplné.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

7.3   Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas nebo pokud to bude vyžadovat zákon.

7.4   Odvolání souhlasu

Pokud nám poskytnete souhlas se zpracováním pro účely případných budoucích výběrových řízení, můžete jej kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. V takovém případě vaše osobní údaje vymažeme postupem dle čl. 7.3.

Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě vašeho souhlasu před jeho odvoláním.

7.5   Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje (zejména ty údaje, které zpracováváme na základě provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a/nebo vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný. 

7.6   Námitky proti zpracování

Pokud budeme některé vaše osobní údaje zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, tak máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování těchto osobních údajů. Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami uchazeče, a pokud zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.

7.7   Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7.8   Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů 

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8   Aktualizace zásad zpracování údajů

Průběžně můžeme Zásady zpracování údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad zpracování údajů se stanou účinnými po zveřejnění aktualizovaných Zásad zpracování údajů. O podstatných změnách vás budeme informovat před datem jejich účinnosti.

Tyto Zásady zpracování údajů nabývají účinnosti dne 25. května 2018.